Privacy Policy

Last updated: November 12, 2026

Em português: veja o resumo sobre quem somos e o nosso papel, a segurança e a retenção das mensagens, o acordo de tratamento de dados, a transferência internacional de dados, as filas de espera, o contato para uma conversa, as novidades para clientes, os links de conexão enviados por agências, os recursos opcionais de IA, a exclusão da conta e os seus direitos.

En español: consulta el resumen sobre quiénes somos y nuestro papel, la seguridad y la conservación de los mensajes, el acuerdo de tratamiento de datos, las transferencias internacionales de datos, las listas de espera, los enlaces de conexión enviados por agencias, las funciones opcionales de IA, la eliminación de la cuenta y tus derechos.

This Privacy Policy describes how ZapClaw ("ZapClaw", "we", "us", or "our") collects, uses, stores, and protects the information of users ("you") when using our services, including our website (zapclaw.app) and software platform.

ZapClaw is a SaaS platform that provides a lightweight WhatsApp message gateway, connecting business phone numbers to the official Meta Cloud API and bridging messages to/from external systems via webhooks and REST API.

By signing up for ZapClaw or using it in any way, you agree to the terms of this Privacy Policy. If you do not agree, you should not use ZapClaw.

1. Who We Are and Our Roles

ZapClaw is a brand of CHARLES BERTI TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO LTDA, CNPJ 66.037.451/0001-01, São Paulo/SP, Brazil. You can reach us at contato@zapclaw.app. Data protection officer (encarregado under the LGPD): Charles Berti, contato@zapclaw.app.

We have two roles, depending on the data:

Controller of account data: for the data of the people who use ZapClaw (their accounts and sign-in, billing, conversations with our support, security records, the activity log and product analytics), ZapClaw decides how the data is processed and is its controller (controlador, under the LGPD).
Processor of the messages of our customers: for the messages, contacts, imported chat history and webhook events that ZapClaw processes for a business that uses it, that business decides and is the controller, and ZapClaw processes the data on its behalf and on its instructions, as its processor (operador, under the LGPD). For a number connected through an agency's connect link, the roles of 2.8 apply. When the business has accepted our data processing agreement in the dashboard, that agreement governs this processing.

If you exchange messages with a business that uses ZapClaw, that business is responsible for your data, and your requests about it go to the business. If you write to us about that data, we pass your request on to the business.

We process personal data under the Brazilian General Data Protection Law (LGPD), Law No. 13,709 of August 14, 2018, which applies to our processing. Section 8 describes the rights that other data protection laws give where they apply. We limit processing to what is necessary for the purposes described in this policy.

2. Data We Collect

To provide our services, ZapClaw may collect the following information:

2.1 Registration Information

When creating your account, we request your name and email address, and either a password or your Google account if you sign in with Google. Agency accounts also give a company name.

If you turn on two-factor authentication for your ZapClaw sign-in, we also keep the secret of your authenticator app, stored encrypted, and your single-use recovery codes, stored as hashed values (never in plain text).

2.2 Usage Data

We record account events in our product analytics, such as signing up, verifying your email, connecting a number, creating an API key and configuring a webhook. This helps us understand how the product is used and improve it. These events never include the content of your messages.

The request logs of our servers keep the full IP address of each request to our API, including the requests the dashboard makes, for security and to operate the service, for a limited period.

2.3 WhatsApp Business Data

When you connect your WhatsApp Business number to our platform via Meta's Embedded Signup, we receive and store:

Phone number identifier (phone_number_id)
WhatsApp Business Account identifier (waba_id)
Access token: stored encrypted with AES-256-GCM

This data is necessary for us to send and receive messages on your behalf through the official Meta WhatsApp Business API.

A business can also connect its number at the request of an agency that uses ZapClaw, through a connect link the agency sends. The number is then stored in that agency's account, as described in 2.8.

2.4 Message Content

ZapClaw is a tool for managing and routing WhatsApp messages. We are not responsible for the content of messages you send or receive through the platform. Message content is the sole responsibility of the user. While we may have technical access to this data for service functionality (such as webhook forwarding), ZapClaw does not actively monitor the content of your communications and does not use them for purposes beyond the contracted service.

Message content (the text of messages and their captions, the names of document files, and chat history imported from the WhatsApp Business app) is stored encrypted and kept for the period your organization chooses (section 7). The names and usernames of contacts are stored encrypted too. Content stored before this encryption was introduced is encrypted by a background job. Message text you choose to include in a support ticket is kept with that ticket and is covered neither by this encryption nor by that period.

2.5 Webhook Data

We receive notifications from Meta about message delivery status (sent, delivered, read) and incoming messages from your customers. This data is processed to display information on your dashboard and to forward events to your configured webhook URL. The content of each webhook delivery is stored encrypted and follows the period your organization chooses for message content (section 7).

If you connect a Chatwoot server to ZapClaw, we keep the results of its setup in the dashboard with that Chatwoot integration, so they are still shown when you come back. For the saved Chatwoot address, we keep the result of its check: what the check found, the Chatwoot version the server reported and when the check ran (a check of any other address is not kept with the integration). For each number you test in that setup, identified by its Phone Number ID, we keep the result of its latest signed test: whether Chatwoot accepted it, the HTTP status Chatwoot answered (when it answered), whether that number's Chatwoot inbox checks signatures, and when the test ran. Saving another Chatwoot address deletes these results; generating a new Chatwoot signing secret deletes only those of the tests and keeps the result of the check. They are also deleted when the Chatwoot integration or the account is deleted. We never keep the Chatwoot account ID you type: it is used only to fill in the commands on the page and is never sent to us. We never ask for a Chatwoot access token, and a ZapClaw API key you create for Chatwoot is stored like any other API key, as a hash (section 5).

When you test your webhook or your Chatwoot integration from the dashboard, we keep the result of the latest test with that configuration: when it ran, whether it was accepted, the HTTP status the endpoint answered, if any, and the first 300 characters of its answer (or why no answer came). The next test replaces it, and it is deleted when the configuration or the account is deleted.

2.6 Marketing and Attribution Data

When you reach our site from an advertisement or an external link, we collect attribution data so we can understand which campaigns bring people to ZapClaw and measure how well our advertising performs. This includes campaign parameters (UTM tags), the Google Click Identifier (gclid) and click identifiers from other advertising platforms, the referring page, the landing page, and the dates of your first and last visit before signing up.

We keep this information in a first-party cookie on the zapclaw.app domain. If you go on to create an account, we associate it with your account, together with your browser's user agent and your IP address with the last part removed before storage (so it does not identify a single device). We use this data only to measure marketing effectiveness, never to profile the content of your communications.

2.7 Waitlist and Launch Announcements

We are preparing two new products, ZapClaw Inbox and ZapClaw Agents. They are separate products, and each one has its own waitlist for people who are interested in it. You join a waitlist from the dashboard, signed in to your ZapClaw account, and joining one does not put you on the other.

Data we collect: from your account, your name, email address and company name, your plan, whether it is a paid plan, and how many WhatsApp numbers are connected to your account when you join (the count, not the numbers). The WhatsApp number you type when you join: we ask everyone for it, because it is the number we use to contact you, and we do not take it from the numbers connected to your account. Afterwards, the answers you choose to give: how you would use the product; how much you would pay for it per month, by choosing one of the price ranges we show (in your account's currency, reais or US dollars), typing another amount or saying that you would not pay for it now (we keep that answer with its currency and the date you chose it); the tool you use today; for an agency, how many clients it would activate the product for; and whether you are open to a short call. If you answered our earlier question about the planned price (whether you would subscribe at that price and, if not, what amount would make sense to you), we keep that answer with your entry. On the ZapClaw Agents waitlist, two more answers: whether you already have an AI key, would create one with a guide, would rather use ZapClaw's AI or do not know what an AI key is (we never ask for the key itself), and whether you want to take part in the Guided beta or would rather wait for the stable version. We also record the link that brought you to the waitlist (including its campaign tags) and the date you joined. On the ZapClaw Agents waitlist, the entry also keeps a copy of the attribution data of 2.6 that is associated with your account: the campaign tags and the Google Click Identifier of your first and last visit before signing up.
Purpose: to contact you about the waitlist you joined, by email or on the WhatsApp number you typed (for ZapClaw Inbox, the invitation to try the product and its launch announcement; for ZapClaw Agents, its launch announcement), and to understand demand (how you would use the product and how much you would pay for it) so we can decide what to build. If you say you are open to a short call, we may contact you by WhatsApp or email to schedule it, and for nothing else. If you say you want to take part in the Guided beta of ZapClaw Agents, we may contact you by WhatsApp or email about it.
Notice to our team: when you join, our team receives an email with the data recorded at that moment, including your name, email address, company name, plan and the WhatsApp number you typed, so that a person can get in touch with you. The first time you choose the Guided beta of ZapClaw Agents, and when you send answers that changed, our team receives another email with the details above and your answers, including how much you would pay. These emails are delivered by our email provider (section 6) and go through no third-party automation tool.
Measurement: when you join, we send our product analytics provider (section 6) an event attached to your account's analytics profile, with the link that brought you, your plan, whether it is paid, your account type (personal or agency), how many numbers are connected and, when given, your answer about intended use (and your answer to the earlier question about the planned price, if your entry holds one). When you send your answers, we send another event that says they were sent and carries none of them. These events never carry a WhatsApp number or how much you would pay.
Legal basis: your consent (LGPD art. 7, I), given when you choose to join. Leaving the waitlist withdraws it. Joining is not a purchase or a reservation and generates no charge.
Retention: each waitlist is kept until 6 months after its product launches, or until you leave it, whichever comes first.
How to leave: use the option to leave the waitlist in the dashboard, the unsubscribe link in any waitlist email, or write to contato@zapclaw.app. Each product has its own waitlist: leaving one does not take you off the other. When you leave, we stop contacting you about that waitlist and mark your entry as removed; it is deleted at the end of the period above, or earlier if you ask us to erase it.

2.8 Connect Links Sent by Agencies

An agency account can send a business a connect link. The business opens it, decides, and connects its own WhatsApp Business number with its own Facebook login in Meta's window. The number then works in the agency's ZapClaw account, under that business.

Who decides what: the business that owns the number decides about its data and its customers' messages (it is the controller). The agency handles them on the business's behalf (it is the operator), and ZapClaw handles them for the agency, as the software the agency uses.
What the agency gives us when it creates a link: the name of the business as the agency wants it shown, the WhatsApp number to be connected (the link only accepts that number), the language of the page and, if the agency asks us to email the link, the business's email address.
What the business sees on the link page: the agency's display name, the domain of the email address of the agency member who created the link, the business name the agency typed, the last 4 digits of the number, the expiry date, and what the agency will be able to do with the number.
The record of consent: when the business accepts, we record the time, the version and language of the text it accepted, its IP address with the last part removed (so it does not identify a single device), its browser's user agent, and whether someone was signed in to ZapClaw in that browser (in that case the page also asks the person to confirm that they are not part of the agency's team). When the number is connected, we also record the ID of the business's Meta business portfolio.
The steps of the link: so the agency can help, we record the steps the link went through (opened on a phone, Meta's window opened or closed, the error Meta showed, a problem the business reported). These records never include the content of messages.
Email addresses typed on the link page: if the business types an email address to send the link to itself or to receive a receipt, we use it once for that email and do not store it.
After the connection: the number and its messages are handled as described in 2.3 to 2.5, in the agency's account.
How the business removes the access: with the removal link shown at the end of the connection and sent in the receipt email, which works without a ZapClaw account; in the WhatsApp Business app (Settings, Account, Business Platform, Disconnect Account); by asking the agency; or by writing to contato@zapclaw.app.
Reports: if the person who opens a link says they do not know the agency, the link is cancelled at once and ZapClaw is told. ZapClaw may block an agency from creating links and disconnect numbers connected through its links when it receives credible reports of misuse.
Legal basis: connecting the number and keeping its data serve the contract between the agency and ZapClaw, on the business's documented instruction to the agency. Keeping the record of consent serves the exercise of rights in judicial, administrative or arbitration proceedings (LGPD art. 7, VI). The steps of the link serve the legitimate interest of helping the business finish the connection (LGPD art. 7, IX).
Retention: see section 7.

2.9 Optional AI Features

ZapClaw has optional features that use artificial intelligence (AI). They stay off until an owner or an administrator of your organization turns them on, and none of them runs without that permission. The support chat answered by AI (2.12) is not one of these features: it is part of the support service, and this permission neither covers it nor switches it off.

Which features use AI: today, only the template category check. The support chat (2.12) also uses AI, under a notice instead of this permission. When someone in your organization is about to send Meta a template in the Utility category from the dashboard, the check estimates the chance that Meta approves it as Utility, explains why and may suggest a rewritten text. A future AI feature is covered by the permission already given only when it uses the same type of data; when it needs another type of data, we ask for a new permission first.
Who decides: the permission is given for the whole organization, and only an owner or an administrator can give it. An owner or an administrator can revoke it at any time in Settings, Artificial intelligence; revoking it turns off every AI feature of the organization at once.
What we send: only the text of the template being written: its language, the chosen category, the header (its text, or only the kind of media, never the file), the body, the footer, the buttons (their labels, and the link a link button opens) and the examples given for its variables. We never send your conversations, your contacts, your customers' phone numbers or the content of your messages.
To whom: to Anthropic, PBC (United States), which provides the Claude AI model and acts as our processor: it processes the text on our behalf, in the United States, does not use it to train its models and deletes it within 30 days, except where it must keep it longer to enforce its usage policies or to comply with the law.
Purpose: only to produce the analysis shown in the dashboard. The result is an estimate, not a guarantee: Meta decides the category.
What we keep: the history of the permission: who accepted or revoked it, when, the version and language of the text shown, and the IP address with the last part removed (so it does not identify a single device). For each analysis, only metadata: who ran it and when, the template it was for, the requested category and the template's language, the AI model used, the result (the estimated chance, or why the analysis was unavailable), whether a suggestion was offered and whether it was used, how long the analysis took and the size of the request and of the answer. We never store the text sent for analysis or the suggested text; a template you go on to send to Meta is kept like any other template in your account.
Measurement: we send our product analytics provider (section 6) events about the permission (accepted or revoked, with the version of the text) and about each analysis (the metadata above and, later, Meta's decision on the template: approved or rejected, and in which category), so we can measure how often the estimates match Meta's decisions. These events never carry template text.
Legal basis: consent (LGPD art. 7, I), given by an owner or an administrator for the organization, for this specific purpose, and revocable at any time (art. 8, paragraph 5). Because generic authorizations are void (art. 8, paragraph 4), a feature that needs a new type of data needs a new consent. We keep the history of the permission to be able to prove that it was given (art. 8, paragraph 2), and we measure the analyses, with metadata only, in our legitimate interest of improving the feature (art. 7, IX). For a number connected through an agency's connect link, the roles of 2.8 apply: the business that owns the number is the controller; the agency, whose owner or administrator turns the features on, acts as its operator; and ZapClaw handles the text for the agency, as the software the agency uses, with Anthropic processing it on our behalf.
Retention: the history of the permission and the metadata of the analyses are kept while your account exists. When the account is deleted, the metadata of the analyses is deleted with it, and the history of the permission is kept for 5 years without who accepted or revoked it and without the IP address (section 7). Revoking the permission turns the features off but keeps its history, which records the revocation.

2.10 Organization Activity Log

Each ZapClaw account keeps a log of the actions taken in it, so its owners and administrators can see who changed what and when.

What we record: the action (for example, a webhook created, changed or deleted, an API key created or revoked, a number connected, renamed or disconnected, a client created or archived, a plan changed or cancelled, prepaid credit bought, a password changed, two-factor authentication turned on or off, the AI permission given or revoked, or the deletion of the account requested), when it happened, who did it (a person of your organization, with the email address they had at that moment; ZapClaw itself; ZapClaw support; the business, through a connect or removal link; or an API key), the client of an agency it concerns, and the IP address with the last part removed (so it does not identify a single device). An entry made by a business through an agency's connect or removal link records no IP address. It never records message content, passwords, keys or full webhook addresses.
Who sees it: the owners and administrators of your organization, in Settings, Activity. For an agency, this includes the entries about its clients' numbers, for example when a business connects or removes its number through a link (2.8).
Legal basis: our legitimate interest in keeping accounts secure and showing who did what in them (LGPD art. 7, IX).
Retention: each entry is kept for 365 days and then deleted; all entries are deleted with the account (section 7).

2.11 Data Processing Agreement

When an owner or an administrator of your organization accepts our data processing agreement in the dashboard (section 1), we keep a record of the acceptance:

What we record: the details of the customer entered for the agreement (legal name, country, address, registration number if given, the name and email address of its privacy contact, and whether it acts as controller or as processor for its own clients), who accepted it (their name and email address at that moment), when, the version and language of the text accepted, the hash of that text and of its English version, and the IP address with the last part removed (so it does not identify a single device).
Who sees it: every member of your organization sees the latest acceptance, with who accepted it and the details of the customer; owners and administrators also see the earlier ones and can download a PDF copy of each.
Legal basis: keeping the record serves the exercise of rights in judicial, administrative or arbitration proceedings (LGPD art. 7, VI): it proves what was agreed, by whom and when.
Retention: the records are kept while the account exists. When the account is deleted, the parts listed in section 7 are kept for 5 years, without names, email addresses or IP addresses, and the rest is deleted with the account.

2.12 Support Answered by AI

When you use the support chat in the dashboard, the answers come from an artificial intelligence (AI) model. The chat starts with a short notice that says so and points to this section, and a person is available on request at any time. This is part of the support service you ask for, not one of the optional AI features of 2.9: the permission of 2.9 neither covers it nor switches it off.

What it is: a chat for the people who are signed in to the dashboard. It answers questions about ZapClaw and about your account. It cannot change your account, refund or charge you, or change your plan: for those, and whenever you ask, it hands the conversation to a person. The support ticket is opened even when the AI is unavailable.
A person, on request: ask for one in the chat, in your own words, at any time. A person from ZapClaw then answers you, by ticket. Asking for a person never costs you anything and does not depend on what the AI thinks of your request.
What the AI reads: what you write and attach in the conversation, and information about your account that it looks up to answer you: the plan, billing and usage of the account; the status of its WhatsApp numbers, message templates and webhooks (the host of each webhook address, never its secret parts); its recent sends, with the recipient shown only by its last 4 digits and never the text of the message; its invoices and the brand and last 4 digits of the card on file; recent sign ins, with member email addresses partly hidden; and the subject and status of your earlier support tickets.
What it never reads: the content of your WhatsApp conversations with your own contacts, the text of the messages you send or receive through ZapClaw, and the messages of your support tickets. Contact phone numbers reach it only as their last 4 digits.
To whom: to Anthropic, PBC (United States), which provides the Claude AI model and acts as our processor, as described for the optional AI features in 2.9: it processes the conversation and the account information on our behalf, in the United States (section 10), does not use them to train its models and deletes them within 30 days, except where it must keep them longer to enforce its usage policies or to comply with the law.
How long we keep it: the AI conversations are kept for 90 days and then deleted. The record of the conversation in our support system (Chatwoot) follows the retention of support conversations in section 7, which can be up to five years.
The notice: at the start of each conversation, and again after 24 hours without messages or when you ask who is answering, the chat tells you that the answers come from AI, that continuing accepts it and that a person is available on request. It is information about how the support works, not a consent that you can take back: the AI is how we provide the support you ask for, and the way to avoid it is to ask for a person.
Legal basis: the contract (LGPD art. 7, V; GDPR art. 6(1)(b)): reading your request and your account to answer it is necessary to provide the support you ask for as a user of ZapClaw, and having an AI model answer it does not change what is read or why. We also use support conversations, in our legitimate interest (LGPD art. 7, IX, and art. 10, I; GDPR art. 6(1)(f)), to check and improve the quality of the answers, using evaluation cases rewritten without names and numbers, to keep the service secure and to measure its cost and quality.
Your rights: section 8 applies. If you object to AI answering your support requests, ask for a person.

2.13 Sends by AI Agents and Held Sends

If your organization creates an API key for an AI agent, or connects an AI assistant to ZapClaw, that agent can read and send WhatsApp messages through your numbers within the permissions and limits you set. ZapClaw applies safety checks to those sends, and some of them are held until a member of your organization approves them in the dashboard.

Held sends: when a send made by an AI agent is held for approval, we store the request exactly as the agent made it (the recipient, the text or template and its variables, and any file link), so the approver can see the whole message before it goes out. This is message data we process to deliver the service you asked for. The stored request is deleted 7 days after the hold ends, whether it was approved, rejected, expired or cancelled; the record of the hold itself (who decided, when and why it was held), without the message, follows the retention of the activity log (2.10).
Exposure log: to warn you when an agent may be carrying one contact's information into a message to another contact, we log which contacts and which messages an AI agent read through ZapClaw. This log is kept for 48 hours and then deleted. It is used only for these checks and for the highlights shown on the approval page.
Who sees it: the members of your organization who can access that client, in the approvals page of the dashboard.
Legal basis: the contract (LGPD art. 7, V; GDPR art. 6(1)(b)), because holding a send for approval is part of the service you ask for, and our legitimate interest in keeping your numbers and your contacts safe (LGPD art. 7, IX; GDPR art. 6(1)(f)) for the exposure log.
The AI agent is yours: the AI model or assistant you connect is not our processor. What it reads through ZapClaw is handled under your own arrangements with its provider, and the guard that ZapClaw applies covers the sends made through ZapClaw only.

3. Use of Information

We use the collected information exclusively for the following purposes:

Service Provision and Maintenance: To operate, maintain, and improve ZapClaw, ensuring it functions correctly and you have access to all contracted features.
Message Routing: To forward inbound WhatsApp messages to your configured webhook URL and to send outbound messages via the Meta Cloud API on your behalf.
User Communication: To send important notifications about the service, updates, and information related to your account.
Product News for Customers: To send existing customers news about ZapClaw features and add-ons related to the service they already use. Every one of these messages says why you are receiving it and carries a one-click unsubscribe link.
Waitlists: To run the waitlists described in 2.7: contacting you about the one you joined, sending its launch announcement and, for ZapClaw Inbox, the invitation to try it, and understanding demand.
Connect links: To let a business connect its number at an agency's request, record its consent, show the agency how the link is progressing, and let the business remove the access later (2.8).
Optional AI features: When an owner or an administrator of your organization has turned them on, to analyze the text of a template being written and estimate whether Meta will approve it as Utility, and to measure how those estimates compare with Meta's decisions (2.9).
Support answered by AI: To answer the support requests of the people who use the dashboard with an AI model, with a person available on request, and to check and improve the quality and security of those answers (2.12).
Platform Security: To protect ZapClaw and its users against fraudulent activities, misuse, and unauthorized access.
Legal Compliance: To comply with legal and regulatory obligations.

4. Legal Basis for Data Processing

Under the LGPD, your personal data is processed based on the following legal grounds:

Contract execution: Data is necessary for the provision of services contracted by you, including the support you ask for, answered by AI with a person available on request (2.12; LGPD art. 7, V, and GDPR art. 6(1)(b)). The notice at the start of a support conversation is information, not a consent.
Consent: For specific purposes, the legal basis is consent: for joining a waitlist (2.7), your consent, given when you choose to take part; for the optional AI features (2.9), the consent an owner or an administrator gives for the whole organization, which covers only the types of data its text names (for a number connected through an agency's connect link, the roles of 2.8 apply, as 2.9 explains). Consent can be withdrawn at any time.
Legitimate interest: To improve our services, to ensure platform security, and to send existing customers news about ZapClaw features and add-ons related to the service they already use (LGPD art. 7, IX, and art. 10, I). We also use support conversations to check and improve the quality of the answers, to keep the service secure and to measure its cost and quality (2.12; GDPR art. 6(1)(f)). You can opt out of that news at any time through the unsubscribe link in every message. Opting out does not affect your account or the service notifications described in section 3.
Legal obligation: To comply with legal and regulatory requirements.
Exercise of rights: We keep the record of a business's consent to an agency's connect link to be able to prove that authorization if it is ever disputed, and the record of each acceptance of our data processing agreement (2.11) to be able to prove what was agreed (LGPD art. 7, VI).

5. Confidentiality and Data Security

ZapClaw maintains the confidentiality of received data and will not use it for any purpose other than providing our services.

We adopt technical and organizational measures to prevent unauthorized alteration, loss, or access to personal data, including:

AES-256-GCM encryption at rest of message content, document file names, chat history imported from the WhatsApp Business app, the content of webhook deliveries and the names and usernames of contacts, with keys kept apart from the database
AES-256-GCM encryption, under a separate key, of the access tokens to WhatsApp Business Accounts and of the secrets of authenticator apps
Encrypted database backups
HTTPS/TLS communications in transit
JWT-based access control authentication
Separation between customers: the dashboard and the API read and change only the data of the organization a request belongs to
Meta webhook signature validation (X-Hub-Signature-256)
API key authentication with SHA-256 hashing (keys are never stored in plain text)
Passwords stored only as bcrypt hashes, and optional two-factor authentication

Our Security page describes these measures in more detail, and how we notify customers of a security incident.

While we work to preserve the integrity and security of your personal information, no system is 100% secure. You are responsible for keeping your credentials private and should inform us immediately of any unauthorized use of your account.

6. Information Sharing

ZapClaw does not sell your personal information. We may share your data in the following situations:

Meta (WhatsApp Business Platform): We send and receive your messages through Meta's WhatsApp Business Platform, on your instructions. Meta processes them under the terms you accept with Meta when you connect your number.
Webhook Forwarding: When you configure a webhook URL, inbound messages and status updates are forwarded to that URL. You are responsible for the security of your webhook endpoint.
Agencies, for numbers connected through their links: When a business connects its number through an agency's connect link, the agency has the number, its messages and its data in its ZapClaw account, and sees the steps of the link, the time of the consent and the version of the text accepted. The agency does not see the IP address or the browser recorded with the consent. Its activity log (2.10) also shows when the business connected or removed the number through a link, without the business's IP address.
Businesses an agency invites: The link page shows the business the agency's display name and the domain of the email address of the agency member who created the link (never the full address).
Service Providers: We share information with companies that provide services to us, under their contracts with us: hosting (our application and database are hosted in Brazil), the storage of our encrypted backups, email delivery and the mailbox of our contact address, payments (Stripe, section 7), the Brazilian service invoices (NFS-e) of our payments (Focus NFe, which issues them in Brazil's national NFS-e system, and our accounting firm, Contabilizei, which receive who paid, with name and CPF, CNPJ or foreign tax ID, and the amount), the protection of our contact form against automated abuse, and an AI model provider that reads our service logs to alert our team to problems and answers our support chat (2.12). If we turn on error monitoring, its provider will receive error reports too (our Security page says what they leave out).
Advertising and Analytics Providers: To measure how our advertising performs, we share conversion data with Google Ads: the click identifier (gclid) of the ad click that brought you, the name of the conversion (for example, a sign-up) and its time. We do not share your raw personal data beyond what is strictly required to match a conversion to a campaign. Google processes this data as an independent controller, under its own terms.
Product Analytics: Our servers send events about how ZapClaw is used to PostHog, our product analytics provider. For each account, PostHog keeps a profile with the account identifier, name and email address, and events such as joining a waitlist or being sent a product news email are attached to that profile. For an agency, PostHog also receives the names it gives its clients in ZapClaw. PostHog processes this data in the United States (section 10) and sets no cookie in your browser.
Error Monitoring: When our servers hit an error, they send a report of it to Sentry (Functional Software, Inc.), our error monitoring provider, so we can find and fix it. A report carries the error message, where in our code it happened, the method and path of the request and internal identifiers. Phone numbers, email addresses and secrets are masked or removed before it leaves, and it never carries a request body, message content, a cookie or your IP address. Sentry processes these reports in the United States (section 10).
AI Provider: When an owner or an administrator of your organization turns on the optional AI features (2.9), our servers send the text of a template being analyzed to Anthropic, PBC, which provides the Claude AI model and acts as our processor. Anthropic processes this text in the United States (section 10), does not use it to train its models and deletes it within 30 days, except where it must keep it longer to enforce its usage policies or to comply with the law. For this feature, it receives no conversations, contacts or message content. For the support chat (2.12), it receives the support conversation and the account information the support tools read, and never the content of your WhatsApp conversations with your own contacts.
Legal Requirement: We may disclose your information if required by law, court order, or legal process.

7. Data Retention

We will retain your personal information only for the time necessary to fulfill the purposes for which it was collected, including legal, accounting, or reporting obligations.

Message content is kept for the period your organization chooses: 90 days by default, configurable to 30, 7 or 0 (no content kept), and never longer than your plan allows. The period covers messages (their text, captions and file names), chat history imported from the WhatsApp Business app and webhook delivery records, which are deleted automatically when it ends. An owner or an administrator chooses it in Settings, Privacy and contracts. A change applies to what arrives after it; only the owner can also ask for the content already stored to follow the new period.

With 0, we keep no message content once your system has received it, apart from the short-lived copies described below: messages are stored without their text, captions and file names, and the content of a webhook delivery is cleared as soon as it is delivered. What is not delivered yet is kept for at most 7 days, and the records of messages and deliveries, without content, are deleted after 7 days. Chat history from the WhatsApp Business app is not imported, and without a webhook the content of the messages you receive is not kept anywhere. In every mode, two kinds of short-lived copies may be kept, both encrypted: the answer to a send made with an idempotency key, for about a day, and copies of messages that could not be stored, kept for troubleshooting for at most 7 days.

Contacts (the people who exchange messages with your numbers, and the address book synchronized from the WhatsApp Business app) do not follow this period: they are kept until the number they belong to, or the account, is deleted.

Cancelling a paid plan does not delete your account. The owner of an account can delete it in Settings, and anyone can ask us to delete their data by email, as described on our Data Deletion page. When the owner deletes the account in Settings, access ends at once and we cancel the subscription as soon as the deletion is requested; if Stripe cannot confirm the cancellation, we keep trying every hour. The account and its data are erased from ZapClaw's database 7 days later, or later if Stripe cannot confirm at that point that nothing is left to cancel. A request by email follows the timeline on that page. Encrypted database backups keep a copy for up to 30 days after the erasure, and then it is gone.

Before an account is erased, the records we must keep to meet legal obligations or to prove what was agreed are copied out of it and kept apart for 5 years, without names, email addresses, IP addresses or phone numbers, and then deleted: invoices (amount, currency, status and period), the history of the AI permission (2.9), the acceptances of the data processing agreement (the version and language of the text, the hash of the text accepted and of its English version, the customer's role and country, and the date) and the records of consent to connect links (2.8: their dates and times, and the version and language of the text).

Some data stays outside that erasure. Stripe, which processes our payments, keeps the customer record (name, email address, billing address, tax ID and payment method) and its invoices under its own retention rules. The Brazilian service invoices (NFS-e) of the account's payments, which name who paid (name and CPF, CNPJ or foreign tax ID) and the amount, stay in Brazil's national NFS-e system, with Focus NFe, which issues them, and with our accounting firm, for the periods Brazilian tax law sets. PostHog (section 6) keeps the account's analytics profile and its events, including the names an agency gave its clients, under its own retention rules. Conversations with ZapClaw support are kept apart from the account, so deleting the account does not erase them at once. The conversations answered by AI (2.12) are kept for 90 days and then deleted; tickets, and the record of both in our support system (Chatwoot), follow the retention of support conversations. To have them deleted sooner, write to contato@zapclaw.app.

The organization activity log (2.10) keeps each entry for 365 days.

Marketing attribution data, including the gclid, is kept while your account exists and is deleted with it; the ZapClaw Agents waitlist keeps its copy for the period in 2.7.

Waitlist data follows the period in 2.7: each waitlist is kept until 6 months after its product launches or until you leave it. When you unsubscribe from our emails, the opt-out itself is recorded with your address in hashed form, and that record is kept so we can go on honoring it, including after an account is deleted.

Connect links (2.8) are kept as follows. A link "ends" when it is used, cancelled, locked or expired.

A link that was never used, with its history: deleted 90 days after it ends.
The steps reported by the browser for a used link (opened on a phone, Meta's window, errors): deleted 90 days after the link ends.
The business's email address typed by the agency, and the browser recorded with the consent: deleted 30 days after the link ends.
A used link, which is the record of consent: kept while the number stays connected and for 5 years after it is disconnected or removed, then deleted.
Email addresses typed by a business on the link page are not stored.

Optional AI features (2.9): the history of the permission (who accepted or revoked it, when, the version and language of the text, the IP address with the last part removed) and the metadata of each analysis are kept while your account exists. When the account is deleted, the metadata is deleted with it, and the history is kept for 5 years without who accepted or revoked the permission and without the IP address, as described above. We do not store the template text sent for analysis or the suggested text; Anthropic deletes what it receives within 30 days, with the exceptions described in 2.9.

8. Your Rights as Data Subject

Your rights depend on the law that applies to you. To exercise any of them, contact us at contato@zapclaw.app, or use the Data Deletion page to delete your data. We may ask you to confirm your identity before we act. If your request concerns data that we process for a business that uses ZapClaw (section 1), we pass it on to that business, which decides, and we help it answer.

8.1 Brazil (LGPD)

Under the LGPD (art. 18), you have the right to:

Confirmation and access: confirmation that we process your data, and access to it.
Correction: correction of incomplete, inaccurate or outdated data.
Anonymization, blocking or deletion: of data that is unnecessary, excessive or processed in breach of the LGPD.
Portability: of your data to another provider of a service or product, under the rules of the national authority.
Deletion of data processed with your consent: except where the law allows us to keep it.
Information about sharing: which public and private entities we share your data with.
Information about consent: about the possibility of not giving consent and its consequences.
Revocation of consent: at any time.
Opposition: to processing based on a ground other than consent, when it does not comply with the LGPD.

We send a complete statement of your data within 15 days of your request. You can also petition the National Data Protection Agency (Agência Nacional de Proteção de Dados, ANPD) about your data, and consumer protection bodies too.

8.2 European Union and European Economic Area (GDPR)

Where the General Data Protection Regulation (GDPR) applies to our processing of your data, you have the right of access, rectification, erasure, restriction of processing, data portability and objection, and the right to withdraw your consent at any time. We answer within one month of your request, which the GDPR allows to be extended by two further months for complex or numerous requests. You also have the right to lodge a complaint with a supervisory authority, in particular in the Member State where you live, where you work or where the alleged infringement took place.

8.3 United Kingdom (UK GDPR)

Where the UK GDPR applies to our processing of your data, you have the same rights as in 8.2, we answer within one month, and you have the right to lodge a complaint with the UK Information Commission (the ICO). You can also complain to us at contato@zapclaw.app; we acknowledge a complaint within 30 days and tell you its outcome without undue delay. This does not affect your right to complain to the Information Commission.

8.4 Switzerland (FADP)

Where the Swiss Federal Act on Data Protection (FADP) applies to our processing of your data, you have the right to information about it (including the countries it is disclosed to and the safeguards used), to have inaccurate data corrected, to object to its processing, to have it deleted, and to receive it in a common electronic format. We answer within 30 days. You can also report a breach of data protection rules to the Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC).

8.5 United States

The California Consumer Privacy Act gives California residents rights over their personal information, such as the rights to know, delete and correct it, and the consumer privacy laws of several other US states give their residents similar rights. When we process the messages and contacts of a business that uses ZapClaw, that business decides about them: send your request to the business, and we help it answer. ZapClaw does not sell personal information.

8.6 Other Countries

The data protection laws of many other countries give similar rights, for example in Argentina, Canada, Chile, Colombia, Mexico (the ARCO rights: access, rectification, cancellation and opposition), Peru, South Africa and Uruguay. Wherever you are, you can ask us for access to your data, its correction or its deletion as described above and, where your country has a data protection authority, you can complain to it.

9. Cookies and Similar Technologies

Our site uses essential cookies for platform functionality (such as session and authentication cookies) and a first-party attribution cookie that remembers which campaign or link brought you to zapclaw.app, so we can measure our marketing. This attribution cookie is set on the zapclaw.app domain, is readable by our own application, and lasts up to 90 days. Two preference cookies, also on the zapclaw.app domain, remember the language you read the site in and the currency you chose for prices, for up to one year.

We do not use third-party advertising cookies that track you across other websites. We will ask for your consent before adding any other analytics or advertising tag. In the dashboard, the Meta JavaScript SDK that opens the WhatsApp connection window is loaded on every page and can set Meta's own cookies, and the sign-in with Google button is loaded from Google and can set Google's own cookies. Our site and the dashboard load fonts from Google's servers, and the dashboard also loads part of its own code from them, so Google receives your IP address when they load.

Our site chat is an AI assistant. It sets no cookie on zapclaw.app. When you open it, the chat (served from chat.zapclaw.app) creates a random session id in its own browser storage so the conversation can continue, and it does not track you across other sites. Our chat service keeps the conversation for 90 days and then deletes it. When a conversation ends, we also keep a record of it in our support system (Chatwoot), where our team may review it to check the quality of the answers; that record follows the retention of support conversations in section 7 and can be kept for up to five years. To have it deleted sooner, write to contato@zapclaw.app. A Cloudflare Turnstile challenge may run to tell people from automated traffic. You can ask for a person at any time.

You can refuse the attribution and preference cookies, or delete them, in your browser's settings.

10. International Data Transfer

Our application and database are hosted in Brazil. Data crosses borders in these cases:

From the European Union to Brazil: Commission Implementing Decision (EU) 2026/179 of 26 January 2026 recognizes that Brazil ensures an adequate level of protection for personal data transferred from the European Union to controllers and processors in Brazil subject to the LGPD. A business established in the European Union can rely on it for the data it sends to ZapClaw.
From Brazil to the European Union: Resolution CD/ANPD No. 32 of 26 January 2026 recognizes the European Union, together with Iceland, Liechtenstein and Norway, as ensuring an adequate level of protection, so data can go from ZapClaw to recipients there.
Meta: the messages you send and receive go through Meta's WhatsApp Business Platform, under the terms you accept with Meta (section 6).
Our providers: some of the providers of section 6 process data in the United States: product analytics (PostHog), error monitoring (Sentry), payments (Stripe), the AI model provider that reads our service logs and Anthropic, which analyzes the text of a template when your organization turns on the optional AI features (2.9) and answers our support chat (2.12). Others, such as Google Ads, may also process data outside Brazil. Each of these providers processes the data under its contract with us.
Backups: the encrypted copy of our database backups may be stored outside Brazil.
Your webhooks: when you configure a webhook, a Chatwoot server or any other address, we deliver the data there on your instructions, wherever that address is; that transfer is your choice and your responsibility.

Data held in another country is subject to the laws of that country, and its authorities may obtain access to it under those laws.

11. Changes to This Policy

We may update this Privacy Policy periodically. We will notify you of significant changes through our communication channels. A change that expands how we use or share personal data we already hold applies to that data only with your consent.

12. Contact

If you have any questions about this Privacy Policy or ZapClaw's privacy practices, contact us:

Email: contato@zapclaw.app
Data protection officer (encarregado under the LGPD): Charles Berti, contato@zapclaw.app

To report a security issue or abuse of ZapClaw, see our Security page.

Aviso de privacidade em português (resumo)

Este resumo cobre quem somos e o nosso papel, a segurança e a retenção das mensagens, o acordo de tratamento de dados, a transferência internacional de dados, as filas de espera dos novos produtos do ZapClaw (o ZapClaw Inbox e o ZapClaw Agents, cada um com a sua fila), o contato para uma conversa, as novidades para clientes, os links de conexão enviados por agências, os recursos opcionais de IA, a exclusão da conta e os seus direitos. Ele é provisório e vale até publicarmos a política completa em português.

Quem somos e o nosso papel

O ZapClaw é uma marca da CHARLES BERTI TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO LTDA, CNPJ 66.037.451/0001-01, São Paulo/SP. Contato: contato@zapclaw.app. Encarregado pelo tratamento de dados pessoais (LGPD, art. 41): Charles Berti, contato@zapclaw.app.

Dados da conta: para os dados de quem usa o ZapClaw (a conta e o login, a cobrança, as conversas com o suporte, os registros de segurança, o registro de atividades e a análise de uso), o ZapClaw decide como os dados são tratados e é o controlador.
Mensagens dos nossos clientes: para as mensagens, os contatos, o histórico de conversas importado e os eventos de webhook que o ZapClaw trata para uma empresa que o usa, quem decide é essa empresa, que é a controladora, e o ZapClaw trata os dados em nome dela e conforme as instruções dela, como operador. Para um número conectado pelo link de conexão de uma agência, valem os papéis descritos mais abaixo, nos links de conexão. Quando a empresa aceita o nosso acordo de tratamento de dados no painel, esse acordo rege esse tratamento.
Se você conversa com uma empresa que usa o ZapClaw: é ela a responsável pelos seus dados, e os seus pedidos sobre eles vão para ela. Se você escrever para a gente sobre esses dados, encaminhamos o pedido à empresa.

Segurança e retenção das mensagens

O conteúdo das mensagens (textos, legendas e nomes de arquivos), o histórico de conversas importado do app WhatsApp Business, o conteúdo das entregas de webhook e os nomes e nomes de usuário dos contatos ficam guardados criptografados com AES-256-GCM; o conteúdo guardado antes dessa criptografia é criptografado por uma rotina em segundo plano. O texto de mensagens que você decide incluir num chamado de suporte fica guardado com o chamado e não é coberto por essa criptografia nem pelo prazo de retenção. A página de segurança descreve essas e as outras medidas, e como avisamos os clientes de um incidente de segurança.

O conteúdo das mensagens fica guardado pelo prazo que a sua organização escolher: 90 dias por padrão, configurável para 30, 7 ou 0 (sem guardar conteúdo), e nunca por mais tempo do que o seu plano permite; quando o prazo termina, as mensagens, o histórico importado e os registros de entrega de webhook são apagados automaticamente. Um proprietário ou administrador escolhe o prazo em Configurações, Privacidade e contratos. Uma mudança de prazo vale para o que chega depois dela; só o proprietário pode pedir também que o conteúdo já guardado siga o novo prazo. Com 0, não guardamos o conteúdo das mensagens depois que o seu sistema o recebe, salvo as cópias temporárias descritas abaixo: o que ainda não foi entregue fica no máximo 7 dias, os registros das mensagens e das entregas, sem conteúdo, são apagados depois de 7 dias, o histórico do app WhatsApp Business não é importado e, sem webhook, o conteúdo das mensagens recebidas não fica guardado em lugar nenhum. Em qualquer prazo, dois tipos de cópias temporárias podem ficar guardados, ambos criptografados: a resposta a um envio feito com chave de idempotência, por cerca de um dia, e cópias de mensagens que não puderam ser guardadas, mantidas para análise de problemas por no máximo 7 dias. Os contatos não seguem esse prazo: ficam guardados até a exclusão do número a que pertencem ou da conta.

Se você conectar um servidor do Chatwoot ao ZapClaw, guardamos os resultados da configuração feita no painel junto com essa integração, para que continuem aparecendo quando você voltar. Do endereço do Chatwoot que está salvo, guardamos o resultado da verificação: o que ela encontrou, a versão que o servidor informou e quando ela rodou (a verificação de outro endereço não fica guardada na integração). Para cada número que você testar nessa configuração, identificado pelo Phone Number ID, guardamos o resultado do último teste assinado: se o Chatwoot aceitou, o status HTTP que ele respondeu (quando houve resposta), se a caixa de entrada daquele número no Chatwoot confere a assinatura e quando o teste rodou. Salvar outro endereço do Chatwoot apaga esses resultados; gerar uma nova chave de assinatura do Chatwoot apaga só os dos testes e mantém o da verificação. Eles também são apagados quando a integração com o Chatwoot ou a conta é excluída. Nunca guardamos o ID da conta no Chatwoot que você digita: ele serve só para preencher os comandos da página e não é enviado ao ZapClaw. Nunca pedimos um token de acesso do Chatwoot, e uma chave de API do ZapClaw criada para o Chatwoot fica guardada como qualquer outra, em forma de hash.

Quando você testa o seu webhook ou a sua integração com o Chatwoot pelo painel, guardamos o resultado do último teste junto com essa configuração: quando ele rodou, se foi aceito, o status HTTP que o endereço respondeu, se houve resposta, e os primeiros 300 caracteres da resposta (ou o motivo de não ter havido resposta). O teste seguinte substitui esse resultado, que também é apagado quando a configuração ou a conta é excluída.

Acordo de tratamento de dados

Quando um proprietário ou administrador da sua organização aceita o nosso acordo de tratamento de dados no painel, registramos os dados da empresa informados para o acordo (razão social, país, endereço, número de registro, se informado, nome e e-mail do contato de privacidade e se ela atua como controladora ou como operadora dos próprios clientes), quem aceitou (nome e e-mail naquele momento), quando, a versão e o idioma do texto, o hash desse texto e o da sua versão em inglês e o endereço IP com a parte final removida. Guardamos esse registro para comprovar o que foi acordado (LGPD, art. 7º, VI), enquanto a conta existir; se a conta for excluída, a parte descrita na exclusão da conta fica guardada por 5 anos, sem nomes, e-mails nem endereços IP.

Transferência internacional de dados

A aplicação e o banco de dados do ZapClaw ficam hospedados no Brasil. Os dados passam por outros países nestes casos:

Da União Europeia para o Brasil: a Decisão de Execução (UE) 2026/179 da Comissão Europeia, de 26 de janeiro de 2026, reconhece que o Brasil assegura um nível adequado de proteção aos dados pessoais transferidos da União Europeia para controladores e operadores no Brasil sujeitos à LGPD. Uma empresa estabelecida na União Europeia pode se basear nela para os dados que envia ao ZapClaw.
Do Brasil para a União Europeia: a Resolução CD/ANPD nº 32, de 26 de janeiro de 2026, reconhece que a União Europeia, com a Islândia, o Liechtenstein e a Noruega, assegura um nível adequado de proteção, e os dados podem seguir do ZapClaw para destinatários nesses países.
Meta: as mensagens que você envia e recebe passam pela Plataforma do WhatsApp Business da Meta, nos termos que você aceita com a Meta ao conectar o número.
Nossos fornecedores: alguns fornecedores tratam dados nos Estados Unidos: o PostHog (análise de uso), o Sentry (monitoramento de erros), a Stripe (pagamentos), o provedor de modelo de IA que lê os registros do nosso serviço para alertar a nossa equipe e, quando a sua organização ativa os recursos opcionais de IA, a Anthropic (análise do texto de templates e respostas do chat de suporte). Outros, como o Google Ads, também podem tratar dados fora do Brasil. Cada um desses fornecedores trata os dados nos termos do seu contrato com o ZapClaw.
Backups: a cópia criptografada dos backups do banco de dados pode ficar guardada fora do Brasil.
Seus webhooks: quando você configura um webhook, um servidor do Chatwoot ou qualquer outro endereço, entregamos os dados nele por instrução sua, onde quer que ele esteja; essa transferência é escolha e responsabilidade sua.

Dados guardados em outro país ficam sujeitos às leis desse país, e as autoridades dele podem ter acesso a eles nos termos dessas leis. Para saber mais sobre essas transferências, escreva para contato@zapclaw.app; você também pode peticionar à Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

Filas de espera

Quem trata os dados: o ZapClaw. Contato: contato@zapclaw.app.
Como entrar: pelo painel, com login na sua conta do ZapClaw. O ZapClaw Inbox e o ZapClaw Agents são produtos separados, e entrar na fila de um não coloca você na fila do outro.
Quais dados: da sua conta, o nome, o e-mail e o nome da empresa, o plano, se ele é pago e quantos números de WhatsApp estão conectados à conta quando você entra na fila (só a quantidade, não os números). O número de WhatsApp que você digita ao entrar: pedimos a todos, porque é por ele que falamos com você, e não usamos para isso os números conectados à conta. Depois, as respostas que você quiser dar: como usaria o produto; quanto pagaria por ele por mês, escolhendo uma das faixas de preço que mostramos (na moeda da sua conta: reais ou dólares americanos), digitando outro valor ou dizendo que não pagaria por ele agora (com essa resposta, guardamos a moeda e a data em que você a escolheu); a ferramenta que usa hoje; no caso de agência, em quantos clientes ativaria; e se topa uma conversa rápida. Se você respondeu à nossa pergunta anterior sobre o preço previsto (se assinaria por esse preço e, se não, que valor faria sentido), guardamos essa resposta com a sua inscrição. Na fila do ZapClaw Agents, mais duas respostas: se você já tem uma chave de IA, criaria uma com um passo a passo, prefere usar a IA do ZapClaw ou não sabe o que é uma chave de IA (nunca pedimos a chave em si), e se quer participar do Beta acompanhado ou prefere esperar a versão estável. Registramos também o link que trouxe você até a fila (com as marcações de campanha) e a data de entrada. Quando você chega ao nosso site por um anúncio ou por um link externo, registramos a origem da visita (as marcações de campanha, os identificadores de clique de plataformas de anúncio, a página de origem e a página de entrada) e, se você criar uma conta, ligamos esses dados a ela. Na fila do ZapClaw Agents, a inscrição guarda também uma cópia das marcações de campanha e do identificador de clique do Google da primeira e da última visita da sua conta antes do cadastro.
Para quê: falar com você sobre a fila em que você entrou, por e-mail ou pelo WhatsApp que você digitou (no ZapClaw Inbox, o convite para testar e o aviso de lançamento; no ZapClaw Agents, o aviso de lançamento), e entender a procura (como você usaria o produto e quanto pagaria por ele) para decidir o que construir. Se você disser que quer participar do Beta acompanhado do ZapClaw Agents, podemos falar com você por WhatsApp ou e-mail sobre ele.
Aviso à nossa equipe: quando você entra na fila, a nossa equipe recebe um e-mail com os dados registrados naquele momento, incluindo o seu nome, o e-mail, o nome da empresa, o plano e o WhatsApp que você digitou, para que uma pessoa possa falar com você. Na primeira vez que você escolhe o Beta acompanhado do ZapClaw Agents, e quando envia respostas que mudaram, a nossa equipe recebe outro e-mail com os dados acima e as suas respostas, inclusive quanto você pagaria. Esses e-mails são entregues pelo nosso provedor de envio de e-mails e não passam por nenhuma ferramenta de automação de terceiros.
Medição: quando você entra na fila, enviamos ao nosso provedor de análise de uso (PostHog, que trata os dados nos Estados Unidos) um evento ligado ao perfil de análise da sua conta, que tem o identificador, o nome e o e-mail da conta. O evento leva o link de origem, o plano, se ele é pago, o tipo de conta (pessoal ou agência), quantos números estão conectados e, quando houver, a sua resposta sobre como usaria o produto (e a sua resposta à pergunta anterior sobre o preço previsto, se a sua inscrição tiver uma). Quando você envia as suas respostas, enviamos outro evento, que diz que elas foram enviadas e não leva nenhuma delas. Esses eventos nunca levam um número de WhatsApp nem quanto você pagaria.
Base legal: o seu consentimento (LGPD, art. 7º, I), dado quando você escolhe entrar na fila. Sair da fila revoga o consentimento. Entrar na fila não é compra nem reserva e não gera cobrança.
Por quanto tempo: cada fila fica guardada até 6 meses após o lançamento do respectivo produto, ou até você sair.
Como sair: pela opção de sair da fila no painel, pelo link de descadastro em qualquer e-mail da fila ou escrevendo para contato@zapclaw.app. Cada produto tem a sua fila: sair de uma não tira você da outra. Quando você sai, paramos de falar com você sobre aquela fila e marcamos a inscrição como removida; ela é apagada no fim do prazo acima, ou antes, se você pedir a exclusão.

Contato para uma conversa

Se você marcar que topa uma conversa de 15 minutos, podemos chamar você por WhatsApp ou e-mail para agendar. Usamos esse contato só para isso, e você pode recusar ou pedir para não ser mais procurado quando quiser.

Novidades para clientes

Quem já tem conta no ZapClaw pode receber por e-mail novidades sobre recursos e adicionais ligados ao serviço que já usa. A base legal é o legítimo interesse (LGPD, art. 7º, IX, e art. 10, I). Todo e-mail diz por que você o recebeu e traz um link para descadastrar com um clique. Cada envio fica registrado no nosso provedor de análise de uso (PostHog), no perfil de análise da sua conta. Sair não afeta a sua conta nem os avisos do serviço.

Links de conexão enviados por agências

Uma conta de agência pode enviar a uma empresa um link de conexão. A empresa abre o link, decide e conecta o seu próprio número de WhatsApp Business com o seu próprio login do Facebook, na janela da Meta. A partir daí, o número funciona na conta da agência no ZapClaw, dentro do cliente correspondente a essa empresa.

Quem decide o quê: a empresa dona do número decide sobre os seus dados e as mensagens dos seus clientes (ela é a controladora). A agência trata esses dados em nome da empresa (ela é a operadora), e o ZapClaw trata os dados para a agência, como o software que a agência usa.
O que a agência nos informa ao criar um link: o nome da empresa como a agência quer que ele apareça, o número de WhatsApp que será conectado (o link só aceita esse número), o idioma da página e, se a agência pedir que enviemos o link por e-mail, o e-mail da empresa.
O que a empresa vê na página do link: o nome de exibição da agência, o domínio do e-mail da pessoa da agência que criou o link, o nome da empresa digitado pela agência, os 4 últimos dígitos do número, a data de validade e o que a agência vai poder fazer com o número.
O registro do consentimento: quando a empresa aceita, registramos a data e a hora, a versão e o idioma do texto aceito, o endereço IP com a parte final removida (para que ele não identifique um único aparelho), o navegador usado e se havia alguém com sessão aberta no ZapClaw naquele navegador (nesse caso, a página também pede que a pessoa confirme que não faz parte da equipe da agência). Quando o número é conectado, registramos também o ID do portfólio empresarial da empresa na Meta.
As etapas do link: para que a agência possa ajudar, registramos as etapas pelas quais o link passou (aberto no celular, janela da Meta aberta ou fechada, o erro que a Meta mostrou, um problema indicado pela empresa). Esses registros nunca incluem o conteúdo de mensagens.
E-mails digitados na página do link: se a empresa digita um e-mail para enviar o link para si mesma ou para receber um comprovante, usamos esse endereço uma vez, para aquele e-mail, e não o guardamos.
Depois da conexão: o número e as suas mensagens são tratados como descrito de 2.3 a 2.5, na conta da agência.
O que a agência vê: o número, as suas mensagens e os seus dados, na conta dela no ZapClaw, as etapas do link, a hora do consentimento e a versão do texto aceito. A agência não vê o endereço IP nem o navegador registrados com o consentimento. No registro de atividades da conta dela, aparece também quando a empresa conectou ou removeu o número pelo link, sem o endereço IP da empresa.
Como a empresa remove o acesso: pelo link de remoção mostrado no fim da conexão e enviado no e-mail de comprovante, que funciona sem conta no ZapClaw; no app WhatsApp Business (Configurações, Conta, Plataforma comercial, Desconectar conta); pedindo à agência; ou escrevendo para contato@zapclaw.app.
Denúncias: se quem abre um link diz que não conhece a agência, o link é cancelado na hora e o ZapClaw é avisado. O ZapClaw pode impedir uma agência de criar links e desconectar números conectados pelos links dela quando receber denúncias críveis de uso indevido.
Base legal: conectar o número e guardar os seus dados servem ao contrato entre a agência e o ZapClaw, por instrução registrada da empresa à agência. Guardar o registro do consentimento serve ao exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral (LGPD, art. 7º, VI). As etapas do link servem ao legítimo interesse de ajudar a empresa a concluir a conexão (LGPD, art. 7º, IX).
Por quanto tempo: os links de conexão (2.8) são guardados assim. Um link "termina" quando é usado, cancelado, bloqueado ou vence.
- Link que nunca foi usado, com o seu histórico: apagado 90 dias depois que termina.
- As etapas informadas pelo navegador em um link usado (aberto no celular, janela da Meta, erros): apagadas 90 dias depois que o link termina.
- O e-mail da empresa digitado pela agência e o navegador registrado com o consentimento: apagados 30 dias depois que o link termina.
- Link usado, que é o registro do consentimento: guardado enquanto o número continuar conectado e por 5 anos depois que ele for desconectado ou removido, e então apagado.
- Os e-mails digitados por uma empresa na página do link não são guardados.

Recursos opcionais de IA

Quais recursos usam IA: hoje, só a verificação de categoria de templates. Quando alguém da sua organização vai enviar à Meta, pelo painel, um template na categoria Utilidade, a verificação estima a chance de a Meta aprová-lo como Utilidade, explica por quê e pode sugerir um texto reescrito. Um recurso de IA novo fica coberto pela autorização já dada só quando usa o mesmo tipo de dado; quando precisar de outro tipo de dado, pedimos uma nova autorização antes. O chat de suporte respondido por IA não é um desses recursos: ele faz parte do serviço de suporte, funciona com um aviso e não depende desta autorização (veja Suporte respondido por IA).
Quem decide: os recursos ficam desligados até que um proprietário ou administrador da organização dê a autorização, que vale para toda a organização. Um proprietário ou administrador pode revogá-la quando quiser em Configurações, Inteligência artificial; a revogação desliga na hora todos os recursos de IA da organização.
O que enviamos: só o texto do template que está sendo escrito: idioma, categoria escolhida, cabeçalho (o texto, ou só o tipo de mídia, nunca o arquivo), corpo, rodapé, botões (os textos e o link que um botão de link abre) e os exemplos das variáveis. Nunca enviamos suas conversas, seus contatos, os números de telefone dos seus clientes nem o conteúdo das mensagens.
Para quem: para a Anthropic, PBC (Estados Unidos), que fornece o modelo de IA Claude e atua como nossa operadora: ela trata o texto em nosso nome, nos Estados Unidos, não o usa para treinar seus modelos e o apaga em até 30 dias, salvo quando precisa guardá-lo por mais tempo para aplicar suas políticas de uso ou cumprir a lei.
Para quê: só para fazer a análise mostrada no painel. O resultado é uma estimativa, não uma garantia: quem decide a categoria é a Meta.
O que guardamos: o histórico da autorização (quem aceitou ou revogou, quando, a versão e o idioma do texto mostrado e o endereço IP com a parte final removida) e, de cada análise, só metadados: quem fez e quando, o template a que ela se refere, a categoria pedida, o idioma do template, o modelo de IA usado, o resultado (a chance estimada, ou por que a análise não ficou disponível), se houve sugestão e se ela foi usada, quanto tempo levou e o tamanho do pedido e da resposta. Nunca guardamos o texto enviado para análise nem o texto sugerido; o template que você depois envia à Meta fica guardado como qualquer outro template da conta.
Medição: enviamos ao nosso provedor de análise de uso (PostHog) eventos sobre a autorização (aceita ou revogada, com a versão do texto) e sobre cada análise (esses metadados e, depois, a decisão da Meta sobre o template: se aprovou ou rejeitou e em qual categoria), para medir com que frequência as estimativas acertam. Esses eventos nunca levam o texto do template.
Base legal: o consentimento (LGPD, art. 7º, I), dado por um proprietário ou administrador para a organização, para esta finalidade específica, e revogável a qualquer momento (art. 8º, § 5º). Como autorizações genéricas são nulas (art. 8º, § 4º), um recurso que precise de um tipo de dado novo exige um consentimento novo. Guardamos o histórico da autorização para poder provar que ela foi dada (art. 8º, § 2º) e medimos as análises, só com metadados, no nosso legítimo interesse de melhorar o recurso (art. 7º, IX). Para um número conectado pelo link de conexão de uma agência, valem os papéis descritos acima, nos links de conexão: a empresa dona do número é a controladora; a agência, cujo proprietário ou administrador ativa os recursos, é a operadora; e o ZapClaw trata o texto para a agência, como o software que ela usa, com a Anthropic tratando-o em nosso nome.
Por quanto tempo: o histórico da autorização e os metadados das análises ficam guardados enquanto a sua conta existir. Se a conta for excluída, os metadados das análises são apagados junto com ela, e o histórico da autorização é guardado por 5 anos, sem quem aceitou ou revogou e sem o endereço IP. Revogar a autorização desliga os recursos, mas mantém o histórico, que registra a revogação.

Suporte respondido por IA

Quando você usa o chat de suporte no painel, as respostas vêm de um modelo de inteligência artificial (IA). O chat começa com um aviso curto que diz isso e leva à seção 2.12 da política em inglês, e uma pessoa está disponível a qualquer momento, quando você pedir. Isso faz parte do serviço de suporte que você pede, não dos recursos opcionais de IA: a autorização dos recursos opcionais não o cobre nem o desliga.

O que é: um chat para quem está com a sessão aberta no painel. Ele responde dúvidas sobre o ZapClaw e sobre a sua conta. Não altera a sua conta, não faz reembolso nem cobrança e não muda o seu plano: para isso, e sempre que você pedir, ele passa a conversa a uma pessoa. O chamado de suporte é aberto mesmo quando a IA está indisponível.
Uma pessoa, quando você pedir: peça uma no chat, com as suas palavras, a qualquer momento. Uma pessoa do ZapClaw responde então, por chamado. Pedir uma pessoa não custa nada e não depende do que a IA acha do seu pedido.
O que a IA lê: o que você escreve e anexa na conversa e informações da sua conta que ela consulta para responder: o plano, a cobrança e o uso da conta; o estado dos números de WhatsApp, dos modelos de mensagem e dos webhooks (o endereço do webhook com as partes secretas ocultas); os envios recentes, com o destinatário mostrado só pelos 4 últimos dígitos e nunca o texto da mensagem; as faturas e a bandeira e os 4 últimos dígitos do cartão cadastrado; os acessos recentes, com os e-mails dos membros parcialmente ocultos; e o assunto e o estado dos seus chamados anteriores.
O que ela nunca lê: o conteúdo das suas conversas de WhatsApp com os seus contatos, o texto das mensagens que você envia ou recebe pelo ZapClaw e as mensagens dos seus chamados. Os telefones dos contatos chegam a ela só pelos 4 últimos dígitos.
Para quem: para a Anthropic, PBC (Estados Unidos), que fornece o modelo de IA Claude e atua como nossa operadora, como descrito para os recursos opcionais de IA: ela trata a conversa e as informações da conta em nosso nome, nos Estados Unidos, não os usa para treinar seus modelos e os apaga em até 30 dias, salvo quando precisa guardá-los por mais tempo para aplicar suas políticas de uso ou cumprir a lei.
Por quanto tempo: as conversas com a IA ficam guardadas por 90 dias e depois são apagadas. O registro da conversa no nosso sistema de suporte (Chatwoot) segue o prazo de guarda das conversas de suporte descrito na seção 7.
O aviso: no início de cada conversa, e de novo depois de 24 horas sem mensagens ou quando você perguntar quem está respondendo, o chat avisa que as respostas vêm de IA, que continuar é aceitar isso e que uma pessoa está disponível quando você pedir. É uma informação sobre como o suporte funciona, não um consentimento que você possa retirar: a IA é a forma como prestamos o suporte que você pede, e o caminho para evitá-la é pedir uma pessoa.
Base legal: o contrato (LGPD, art. 7º, V; GDPR, art. 6(1)(b)): ler o seu pedido e a sua conta para responder é necessário para prestar o suporte que você pede como usuário do ZapClaw, e ter um modelo de IA respondendo não muda o que é lido nem por quê. Também usamos as conversas de suporte, em nosso legítimo interesse (LGPD, art. 7º, IX, e art. 10, I; GDPR, art. 6(1)(f)), para conferir e melhorar a qualidade das respostas, com casos de avaliação reescritos sem nomes e números, para manter o serviço seguro e para medir o seu custo e a sua qualidade.
Seus direitos: vale o que está em Seus direitos. Se você se opõe a que uma IA responda aos seus pedidos de suporte, peça uma pessoa.

Envios por agentes de IA e envios retidos

Se a sua organização cria uma chave de API para um agente de IA, ou conecta um assistente de IA ao ZapClaw, esse agente pode ler e enviar mensagens de WhatsApp pelos seus números, dentro das permissões e dos limites que você definir. O ZapClaw aplica verificações de segurança a esses envios, e alguns ficam retidos até que um membro da sua organização os aprove no painel. Isso está descrito na seção 2.13 da política em inglês.

Envios retidos: quando um envio feito por um agente de IA fica retido para aprovação, guardamos o pedido exatamente como o agente o fez (o destinatário, o texto ou o template com as variáveis e o link de arquivo, se houver), para que quem aprova veja a mensagem inteira antes de ela sair. São dados de mensagem que tratamos para prestar o serviço que você pediu. O pedido guardado é apagado 7 dias depois do fim da retenção, seja ela aprovada, rejeitada, expirada ou cancelada; o registro da retenção em si, sem a mensagem, segue o prazo do registro de atividades.
Registro de exposição: para avisar quando um agente pode estar levando a informação de um contato para uma mensagem a outro, registramos quais contatos e quais mensagens um agente de IA leu pelo ZapClaw. Esse registro fica guardado por 48 horas e depois é apagado, e serve só para essas verificações e para os destaques da página de aprovação.
O agente de IA é seu: o modelo ou assistente de IA que você conecta não é nosso operador. O que ele lê pelo ZapClaw segue o seu próprio acordo com o provedor dele, e a proteção do ZapClaw vale só para os envios feitos pelo ZapClaw.

Exclusão da conta

O proprietário exclui a conta em Configurações, Excluir conta, e qualquer pessoa pode pedir a exclusão por e-mail; a página de exclusão de dados explica os dois caminhos e o que acontece na hora. Pelo painel, cancelamos a assinatura assim que a exclusão é pedida; se a Stripe não conseguir confirmar o cancelamento, seguimos tentando a cada hora. A conta e os seus dados são apagados do banco de dados do ZapClaw 7 dias depois, ou mais tarde se nesse momento a Stripe não conseguir confirmar que não sobrou nada a cancelar (os backups criptografados guardam uma cópia por até 30 dias depois disso). Depois da exclusão, ficam guardados:

por 5 anos, sem nomes, e-mails, endereços IP nem números de telefone, os registros que precisamos guardar para cumprir obrigações legais ou comprovar o que foi acordado: as faturas, o histórico da autorização de IA, os aceites do acordo de tratamento de dados e os registros de consentimento dos links de conexão;
na Stripe, que processa os nossos pagamentos, o cadastro do cliente (nome, e-mail, endereço de cobrança, CPF ou CNPJ e forma de pagamento) e as faturas, pelas regras de retenção da própria Stripe;
as notas fiscais de serviço (NFS-e) dos pagamentos da conta, que trazem quem pagou (nome e CPF, CNPJ ou identificador fiscal estrangeiro) e o valor, no sistema nacional da NFS-e, na Focus NFe, que as emite, e na nossa contabilidade, pelos prazos da lei tributária;
no PostHog, o perfil de análise de uso da conta e os seus eventos, inclusive os nomes que uma agência dá aos seus clientes, pelas regras de retenção do próprio PostHog;
as conversas com o suporte do ZapClaw, que ficam à parte da conta e não são apagadas com ela na hora: as conversas respondidas por IA ficam guardadas por 90 dias e depois são apagadas, e os chamados e o registro de ambos no nosso sistema de suporte seguem o prazo de guarda das conversas de suporte. Se quiser que sejam apagadas antes, peça pelo e-mail contato@zapclaw.app.

Seus direitos

Pela LGPD (art. 18), você pode pedir: a confirmação de que tratamos os seus dados e o acesso a eles; a correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados; a anonimização, o bloqueio ou a eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a LGPD; a portabilidade dos dados a outro fornecedor, conforme a regulamentação da autoridade nacional; a eliminação dos dados tratados com o seu consentimento, salvo quando a lei permite guardá-los; a informação sobre as entidades públicas e privadas com as quais compartilhamos os seus dados; a informação sobre a possibilidade de não dar o consentimento e sobre as consequências da negativa; e a revogação do consentimento a qualquer momento. Você também pode se opor a um tratamento feito sem o seu consentimento que descumpra a LGPD. Enviamos a declaração completa dos seus dados em até 15 dias do pedido, e você pode peticionar em relação aos seus dados à Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e aos órgãos de defesa do consumidor.

Faça os pedidos pelo e-mail contato@zapclaw.app ou pela página de exclusão de dados, que também explica como o proprietário exclui a conta pelo painel e o que fica guardado depois. Podemos pedir que você confirme a sua identidade antes de atender. Se o pedido for sobre dados que tratamos para uma empresa que usa o ZapClaw, encaminhamos o pedido a ela. A seção 8 da política em inglês descreve também os direitos de quem está na União Europeia, no Reino Unido, na Suíça, nos Estados Unidos e em outros países.

Aviso de privacidad en español (resumen)

Este resumen te explica quiénes somos y nuestro papel, la seguridad y la conservación de los mensajes, el acuerdo de tratamiento de datos, las transferencias internacionales de datos, las listas de espera, los enlaces de conexión enviados por agencias, las funciones opcionales de IA, la eliminación de la cuenta y tus derechos, y es provisional: vale hasta que publiquemos la política completa en español.

Quiénes somos y nuestro papel

ZapClaw es una marca de CHARLES BERTI TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO LTDA, CNPJ 66.037.451/0001-01, São Paulo/SP, Brasil. Contacto: contato@zapclaw.app. Delegado de protección de datos (encarregado, según la LGPD de Brasil): Charles Berti, contato@zapclaw.app.

Datos de la cuenta: para los datos de quienes usan ZapClaw (la cuenta y el inicio de sesión, la facturación, las conversaciones con el soporte, los registros de seguridad, el registro de actividad y el análisis de uso), ZapClaw decide cómo se tratan los datos y es el responsable del tratamiento.
Mensajes de nuestros clientes: para los mensajes, los contactos, el historial de chats importado y los eventos de webhook que ZapClaw trata para una empresa que lo usa, quien decide es esa empresa, que es la responsable del tratamiento, y ZapClaw trata los datos en su nombre y según sus instrucciones, como encargado. Para un número conectado con el enlace de conexión de una agencia, valen los roles descritos más abajo, en los enlaces de conexión. Cuando la empresa acepta nuestro acuerdo de tratamiento de datos en el panel, ese acuerdo rige este tratamiento.
Si conversas con una empresa que usa ZapClaw: esa empresa es la responsable de tus datos, y tus solicitudes sobre ellos van a ella. Si nos escribes sobre esos datos, le enviamos tu solicitud a la empresa.

Seguridad y conservación de los mensajes

El contenido de los mensajes (textos, leyendas y nombres de archivos), el historial de chats importado de la app de WhatsApp Business, el contenido de las entregas de webhook y los nombres y nombres de usuario de los contactos se guardan cifrados con AES-256-GCM; el contenido guardado antes de este cifrado se cifra con un proceso en segundo plano. El texto de mensajes que decides incluir en un ticket de soporte se guarda con el ticket y no lo cubren este cifrado ni el plazo de conservación. La página de seguridad describe estas y las demás medidas, y cómo avisamos a los clientes de un incidente de seguridad.

El contenido de los mensajes se guarda durante el plazo que elija tu organización: 90 días por defecto, configurable a 30, 7 o 0 (sin guardar contenido), y nunca por más tiempo del que permite tu plan; cuando termina el plazo, los mensajes, el historial importado y los registros de entrega de webhooks se eliminan automáticamente. Un propietario o un administrador elige el plazo en Configuración, Privacidad y contratos. Un cambio de plazo vale para lo que llega después de él; solo el propietario puede pedir además que el contenido ya guardado siga el nuevo plazo. Con 0, no guardamos el contenido de los mensajes una vez que tu sistema lo recibe, salvo las copias temporales descritas abajo: lo que aún no se entregó se guarda como máximo 7 días, los registros de los mensajes y de las entregas, sin contenido, se eliminan después de 7 días, no se importa el historial de la app de WhatsApp Business y, sin webhook, el contenido de los mensajes recibidos no se guarda en ningún lugar. En cualquier plazo se pueden guardar dos tipos de copias temporales, ambos cifrados: la respuesta a un envío hecho con clave de idempotencia, durante cerca de un día, y copias de mensajes que no se pudieron guardar, que se conservan para analizar problemas como máximo 7 días. Los contactos no siguen ese plazo: se guardan hasta que se elimina el número al que pertenecen o la cuenta.

Si conectas un servidor de Chatwoot a ZapClaw, guardamos los resultados de la configuración que haces en el panel con esa integración, para que sigan apareciendo cuando vuelvas. De la dirección de Chatwoot guardada, guardamos el resultado de la verificación: lo que encontró, la versión que informó el servidor y cuándo se hizo (la verificación de otra dirección no se guarda en la integración). Para cada número que pruebes en esa configuración, identificado por su Phone Number ID, guardamos el resultado de su última prueba firmada: si Chatwoot la aceptó, el estado HTTP que respondió (cuando hubo respuesta), si la bandeja de entrada de ese número en Chatwoot verifica las firmas y cuándo se hizo la prueba. Guardar otra dirección de Chatwoot borra esos resultados; generar una nueva clave de firma de Chatwoot borra solo los de las pruebas y conserva el de la verificación. También se borran cuando se elimina la integración con Chatwoot o la cuenta. Nunca guardamos el ID de la cuenta de Chatwoot que escribes: solo se usa para completar los comandos de la página y no se envía a ZapClaw. Nunca te pedimos un token de acceso de Chatwoot, y una clave de API de ZapClaw que crees para Chatwoot se guarda como cualquier otra, en forma de hash.

Cuando pruebas tu webhook o tu integración con Chatwoot desde el panel, guardamos el resultado de la última prueba con esa configuración: cuándo se hizo, si fue aceptada, el estado HTTP que respondió la dirección, si hubo respuesta, y los primeros 300 caracteres de la respuesta (o el motivo por el que no hubo respuesta). La prueba siguiente reemplaza ese resultado, que también se borra cuando se elimina la configuración o la cuenta.

Acuerdo de tratamiento de datos

Cuando un propietario o un administrador de tu organización acepta nuestro acuerdo de tratamiento de datos en el panel, registramos los datos de la empresa indicados para el acuerdo (razón social, país, dirección, número de registro si se indica, nombre y correo del contacto de privacidad y si actúa como responsable o como encargada de sus propios clientes), quién lo aceptó (nombre y correo en ese momento), cuándo, la versión y el idioma del texto, el hash de ese texto y el de su versión en inglés y la dirección IP sin la parte final. Guardamos ese registro para probar lo acordado (LGPD de Brasil, art. 7, VI), mientras exista la cuenta; si se elimina la cuenta, la parte descrita en la eliminación de la cuenta se conserva durante 5 años, sin nombres, correos ni direcciones IP.

Transferencias internacionales de datos

La aplicación y la base de datos de ZapClaw están alojadas en Brasil. Los datos pasan por otros países en estos casos:

De la Unión Europea a Brasil: la Decisión de Ejecución (UE) 2026/179 de la Comisión Europea, de 26 de enero de 2026, reconoce que Brasil garantiza un nivel adecuado de protección de los datos personales transferidos desde la Unión Europea a responsables y encargados del tratamiento en Brasil sujetos a la LGPD. Una empresa establecida en la Unión Europea puede basarse en ella para los datos que envía a ZapClaw.
De Brasil a la Unión Europea: la Resolución CD/ANPD n.º 32, de 26 de enero de 2026, reconoce que la Unión Europea, junto con Islandia, Liechtenstein y Noruega, garantiza un nivel adecuado de protección, y los datos pueden ir de ZapClaw a destinatarios en esos países.
Meta: los mensajes que envías y recibes pasan por la Plataforma de WhatsApp Business de Meta, según los términos que aceptas con Meta al conectar tu número.
Nuestros proveedores: algunos proveedores tratan datos en Estados Unidos: PostHog (análisis de uso), Sentry (monitoreo de errores), Stripe (pagos), el proveedor de modelo de IA que lee los registros de nuestro servicio para alertar a nuestro equipo y, cuando tu organización activa las funciones opcionales de IA, Anthropic (análisis del texto de las plantillas y respuestas del chat de soporte). Otros, como Google Ads, también pueden tratar datos fuera de Brasil. Cada uno de estos proveedores trata los datos según su contrato con ZapClaw.
Copias de seguridad: las copias de seguridad cifradas de la base de datos pueden guardarse fuera de Brasil.
Tus webhooks: cuando configuras un webhook, un servidor de Chatwoot o cualquier otra dirección, entregamos los datos allí según tus instrucciones, esté donde esté esa dirección; esa transferencia es tu elección y tu responsabilidad.

Los datos guardados en otro país quedan sujetos a las leyes de ese país, y sus autoridades pueden acceder a ellos según esas leyes.

Listas de espera

Estamos preparando dos productos nuevos, ZapClaw Inbox y ZapClaw Agents. Son productos separados, y cada uno tiene su propia lista de espera para quienes se interesan en él. Te unes a una lista desde el panel, con tu sesión iniciada en tu cuenta de ZapClaw, y unirte a una no te pone en la otra.

Qué datos: de tu cuenta, tu nombre, tu correo y el nombre de tu empresa, tu plan, si es un plan de pago y cuántos números de WhatsApp están conectados a tu cuenta cuando te unes (la cantidad, no los números). El número de WhatsApp que escribes al unirte: se lo pedimos a todos, porque es el número por el que te contactamos, y no lo tomamos de los números conectados a tu cuenta. Después, las respuestas que quieras dar: cómo usarías el producto; cuánto pagarías por él al mes, eligiendo uno de los rangos de precio que mostramos (en la moneda de tu cuenta: reales o dólares estadounidenses), escribiendo otro monto o diciendo que no pagarías por él por ahora (con esa respuesta guardamos la moneda y la fecha en que la elegiste); la herramienta que usas hoy; en el caso de una agencia, para cuántos clientes activaría el producto; y si aceptas una llamada corta. Si respondiste nuestra pregunta anterior sobre el precio previsto (si te suscribirías a ese precio y, si no, qué monto te parecería razonable), guardamos esa respuesta con tu inscripción. En la lista de ZapClaw Agents, dos respuestas más: si ya tienes una clave de IA, crearías una con una guía, prefieres usar la IA de ZapClaw o no sabes qué es una clave de IA (nunca te pedimos la clave), y si quieres participar en la Beta guiada o prefieres esperar la versión estable. También registramos el enlace que te llevó a la lista (con sus etiquetas de campaña) y la fecha en que te uniste. Cuando llegas a nuestro sitio desde un anuncio o un enlace externo, registramos el origen de la visita (las etiquetas de campaña, los identificadores de clic de las plataformas de anuncios, la página de origen y la página de entrada) y, si creas una cuenta, asociamos esos datos a ella. En la lista de ZapClaw Agents, la inscripción guarda además una copia de las etiquetas de campaña y del identificador de clic de Google de la primera y la última visita de tu cuenta antes del registro.
Para qué: para contactarte sobre la lista a la que te uniste, por correo o por el número de WhatsApp que escribiste (en ZapClaw Inbox, la invitación a probar el producto y su aviso de lanzamiento; en ZapClaw Agents, su aviso de lanzamiento), y para entender la demanda (cómo usarías el producto y cuánto pagarías por él) y decidir qué construir. Si dices que aceptas una llamada corta, podemos contactarte por WhatsApp o por correo para agendarla, y para nada más. Si dices que quieres participar en la Beta guiada de ZapClaw Agents, podemos contactarte por WhatsApp o por correo sobre ella.
Aviso a nuestro equipo: cuando te unes, nuestro equipo recibe un correo con los datos registrados en ese momento, incluidos tu nombre, tu correo, el nombre de tu empresa, tu plan y el número de WhatsApp que escribiste, para que una persona pueda contactarte. La primera vez que eliges la Beta guiada de ZapClaw Agents, y cuando envías respuestas que cambiaron, nuestro equipo recibe otro correo con los datos anteriores y tus respuestas, incluido cuánto pagarías. Estos correos los entrega nuestro proveedor de envío de correos y no pasan por ninguna herramienta de automatización de terceros.
Medición: cuando te unes, enviamos a nuestro proveedor de análisis de uso (PostHog, que trata los datos en Estados Unidos) un evento asociado al perfil de análisis de tu cuenta, que tiene el identificador, el nombre y el correo de la cuenta. El evento lleva el enlace de origen, tu plan, si es de pago, el tipo de cuenta (personal o agencia), cuántos números están conectados y, cuando la hay, tu respuesta sobre cómo usarías el producto (y tu respuesta a la pregunta anterior sobre el precio previsto, si tu inscripción tiene una). Cuando envías tus respuestas, enviamos otro evento, que dice que las enviaste y no lleva ninguna de ellas. Estos eventos nunca llevan un número de WhatsApp ni cuánto pagarías.
Base legal: tu consentimiento (LGPD de Brasil, art. 7, I), que das cuando eliges unirte. Salir de la lista lo revoca. Unirte no es una compra ni una reserva y no genera ningún cobro.
Conservación: cada lista se conserva hasta 6 meses después del lanzamiento de su producto, o hasta que salgas de ella, lo que ocurra primero.
Cómo salir: con la opción para salir de la lista en el panel, con el enlace para darte de baja que trae cualquier correo de la lista o escribiendo a contato@zapclaw.app. Cada producto tiene su propia lista: salir de una no te saca de la otra. Cuando sales, dejamos de contactarte sobre esa lista y marcamos tu inscripción como dada de baja; se elimina al final del plazo de conservación, o antes si nos pides que la eliminemos.

Enlaces de conexión enviados por agencias

Una cuenta de agencia puede enviarle a una empresa un enlace de conexión. La empresa lo abre, decide y conecta su propio número de WhatsApp Business con su propio inicio de sesión de Facebook, en la ventana de Meta. A partir de ahí, el número funciona en la cuenta de ZapClaw de la agencia, dentro del cliente que corresponde a esa empresa.

Quién decide qué: la empresa dueña del número decide sobre sus datos y los mensajes de sus clientes (es la responsable del tratamiento). La agencia los trata en nombre de la empresa (es la encargada), y ZapClaw los trata para la agencia, como el software que usa la agencia.
Lo que nos da la agencia al crear un enlace: el nombre de la empresa como la agencia quiere que se muestre, el número de WhatsApp que se va a conectar (el enlace solo acepta ese número), el idioma de la página y, si la agencia nos pide enviar el enlace por correo, el correo de la empresa.
Lo que ve la empresa en la página del enlace: el nombre visible de la agencia, el dominio del correo de la persona de la agencia que creó el enlace, el nombre de la empresa que escribió la agencia, los últimos 4 dígitos del número, la fecha de vencimiento y lo que la agencia podrá hacer con el número.
El registro del consentimiento: cuando la empresa acepta, registramos la fecha y la hora, la versión y el idioma del texto que aceptó, su dirección IP sin la parte final (para que no identifique un solo dispositivo), el navegador que usó y si había alguien con sesión iniciada en ZapClaw en ese navegador (en ese caso, la página también le pide a la persona que confirme que no forma parte del equipo de la agencia). Cuando se conecta el número, registramos también el ID del portfolio comercial de la empresa en Meta.
Los pasos del enlace: para que la agencia pueda ayudar, registramos los pasos por los que pasó el enlace (abierto en el celular, ventana de Meta abierta o cerrada, el error que mostró Meta, un problema que indicó la empresa). Estos registros nunca incluyen el contenido de los mensajes.
Correos escritos en la página del enlace: si la empresa escribe un correo para enviarse el enlace o para recibir un comprobante, lo usamos una sola vez para ese correo y no lo guardamos.
Después de la conexión: el número y sus mensajes se tratan como se describe de 2.3 a 2.5, en la cuenta de la agencia.
Cómo quita la empresa el acceso: con el enlace para quitar el acceso que se muestra al final de la conexión y se envía en el correo de comprobante, que funciona sin una cuenta de ZapClaw; en la app de WhatsApp Business (Ajustes, Cuenta, Plataforma de WhatsApp Business, Desconectar cuenta); pidiéndoselo a la agencia; o escribiendo a contato@zapclaw.app.
Reportes: si quien abre un enlace dice que no conoce a la agencia, el enlace se cancela de inmediato y ZapClaw recibe el aviso. ZapClaw puede impedir que una agencia cree enlaces y desconectar los números conectados con sus enlaces cuando recibe reportes creíbles de uso indebido.
Base legal: conectar el número y guardar sus datos sirven al contrato entre la agencia y ZapClaw, por instrucción registrada de la empresa a la agencia. Guardar el registro del consentimiento sirve al ejercicio de derechos en procesos judiciales, administrativos o arbitrales (LGPD de Brasil, art. 7, VI). Los pasos del enlace sirven al interés legítimo de ayudar a la empresa a terminar la conexión (LGPD, art. 7, IX).
Agencias, para los números conectados con sus enlaces: cuando una empresa conecta su número con un enlace de conexión de una agencia, la agencia tiene el número, sus mensajes y sus datos en su cuenta de ZapClaw, y ve los pasos del enlace, la hora del consentimiento y la versión del texto aceptado. La agencia no ve la dirección IP ni el navegador registrados con el consentimiento. En el registro de actividad de su cuenta aparece también cuándo la empresa conectó o quitó el número con el enlace, sin la dirección IP de la empresa.
Empresas que invita una agencia: la página del enlace le muestra a la empresa el nombre visible de la agencia y el dominio del correo de la persona de la agencia que creó el enlace (nunca la dirección completa).
Conservación: los enlaces de conexión (2.8) se conservan así. Un enlace "termina" cuando se usa, se cancela, se bloquea o vence.
- Enlace que nunca se usó, con su historial: se elimina 90 días después de que termina.
- Los pasos que informa el navegador en un enlace usado (abierto en el celular, ventana de Meta, errores): se eliminan 90 días después de que termina el enlace.
- El correo de la empresa que escribió la agencia y el navegador registrado con el consentimiento: se eliminan 30 días después de que termina el enlace.
- Enlace usado, que es el registro del consentimiento: se conserva mientras el número siga conectado y durante 5 años después de que se desconecte o se quite, y luego se elimina.
- Los correos que escribe una empresa en la página del enlace no se guardan.

Funciones opcionales de IA

Qué funciones usan IA: hoy, solo la verificación de categoría de plantillas. Cuando alguien de tu organización va a enviar a Meta, desde el panel, una plantilla en la categoría Utilidad, la verificación estima la probabilidad de que Meta la apruebe como Utilidad, explica por qué y puede sugerir un texto reescrito. Una función de IA nueva queda cubierta por la autorización ya dada solo si usa el mismo tipo de dato; si necesita otro tipo de dato, te pedimos una autorización nueva antes. El chat de soporte respondido por IA no es una de estas funciones: forma parte del servicio de soporte, funciona con un aviso y no depende de este permiso (véase Soporte respondido por IA).
Quién decide: las funciones quedan desactivadas hasta que un propietario o un administrador de la organización da la autorización, que vale para toda la organización. Un propietario o un administrador puede revocarla cuando quiera en Configuración, Inteligencia artificial; al revocarla se desactivan de inmediato todas las funciones de IA de la organización.
Qué enviamos: solo el texto de la plantilla que se está escribiendo: idioma, categoría elegida, encabezado (el texto, o solo el tipo de multimedia, nunca el archivo), cuerpo, pie, botones (sus textos y el enlace que abre un botón de enlace) y los ejemplos de las variables. Nunca enviamos tus conversaciones, tus contactos, los números de teléfono de tus clientes ni el contenido de los mensajes.
A quién: a Anthropic, PBC (Estados Unidos), que provee el modelo de IA Claude y actúa como nuestra encargada: trata el texto en nuestro nombre, en Estados Unidos, no lo usa para entrenar sus modelos y lo elimina en un plazo de 30 días, salvo cuando debe conservarlo por más tiempo para aplicar sus políticas de uso o cumplir la ley.
Para qué: solo para hacer el análisis que se muestra en el panel. El resultado es una estimación, no una garantía: quien decide la categoría es Meta.
Qué guardamos: el historial de la autorización (quién la aceptó o revocó, cuándo, la versión y el idioma del texto mostrado y la dirección IP sin la parte final) y, de cada análisis, solo metadatos: quién lo hizo y cuándo, la plantilla a la que corresponde, la categoría pedida, el idioma de la plantilla, el modelo de IA usado, el resultado (la probabilidad estimada, o por qué el análisis no estuvo disponible), si hubo sugerencia y si se usó, cuánto tardó y el tamaño de la solicitud y de la respuesta. Nunca guardamos el texto enviado para el análisis ni el texto sugerido; la plantilla que después envías a Meta se guarda como cualquier otra plantilla de la cuenta.
Medición: enviamos a nuestro proveedor de análisis de uso (PostHog, que trata los datos en Estados Unidos) eventos sobre la autorización (aceptada o revocada, con la versión del texto) y sobre cada análisis (esos metadatos y, después, la decisión de Meta sobre la plantilla: si la aprobó o la rechazó y en qué categoría), para medir con qué frecuencia aciertan las estimaciones. Estos eventos nunca llevan el texto de la plantilla.
Base legal: el consentimiento (LGPD de Brasil, art. 7, I), que da un propietario o un administrador para la organización, para esta finalidad específica, y que se puede revocar en cualquier momento (art. 8, párrafo 5). Como las autorizaciones genéricas son nulas (art. 8, párrafo 4), una función que necesite un tipo de dato nuevo requiere un consentimiento nuevo. Guardamos el historial de la autorización para poder probar que se dio (art. 8, párrafo 2) y medimos los análisis, solo con metadatos, por nuestro interés legítimo de mejorar la función (art. 7, IX). Para un número conectado con el enlace de conexión de una agencia, valen los roles descritos arriba, en los enlaces de conexión: la empresa dueña del número es la responsable del tratamiento; la agencia, cuyo propietario o administrador activa las funciones, es la encargada; y ZapClaw trata el texto para la agencia, como el software que usa, con Anthropic tratándolo en nuestro nombre.
Conservación: el historial de la autorización y los metadatos de los análisis se conservan mientras exista tu cuenta. Si se elimina la cuenta, los metadatos de los análisis se eliminan junto con ella, y el historial de la autorización se conserva durante 5 años, sin quién la aceptó o revocó y sin la dirección IP. Revocar la autorización desactiva las funciones, pero conserva el historial, que registra la revocación.

Soporte respondido por IA

Cuando usas el chat de soporte en el panel, las respuestas vienen de un modelo de inteligencia artificial (IA). El chat empieza con un aviso breve que lo dice y lleva a la sección 2.12 de la política en inglés, y una persona está disponible en cualquier momento, cuando lo pidas. Esto forma parte del servicio de soporte que pides, no de las funciones opcionales de IA: el permiso de las funciones opcionales ni lo cubre ni lo desactiva.

Qué es: un chat para quienes tienen la sesión iniciada en el panel. Responde dudas sobre ZapClaw y sobre tu cuenta. No modifica tu cuenta, no hace reembolsos ni cobros y no cambia tu plan: para eso, y siempre que lo pidas, pasa la conversación a una persona. El ticket de soporte se abre incluso cuando la IA no está disponible.
Una persona, cuando la pidas: pide una en el chat, con tus palabras, en cualquier momento. Una persona de ZapClaw responde entonces, por ticket. Pedir una persona no cuesta nada y no depende de lo que la IA piense de tu solicitud.
Qué lee la IA: lo que escribes y adjuntas en la conversación y la información de tu cuenta que consulta para responder: el plan, la facturación y el uso de la cuenta; el estado de sus números de WhatsApp, plantillas de mensaje y webhooks (la dirección del webhook con las partes secretas ocultas); los envíos recientes, con el destinatario mostrado solo por sus 4 últimos dígitos y nunca el texto del mensaje; las facturas y la marca y los 4 últimos dígitos de la tarjeta registrada; los accesos recientes, con los correos de los miembros parcialmente ocultos; y el asunto y el estado de tus tickets de soporte anteriores.
Qué nunca lee: el contenido de tus conversaciones de WhatsApp con tus propios contactos, el texto de los mensajes que envías o recibes por ZapClaw y los mensajes de tus tickets. Los teléfonos de los contactos le llegan solo por sus 4 últimos dígitos.
A quién: a Anthropic, PBC (Estados Unidos), que proporciona el modelo de IA Claude y actúa como nuestra encargada, como se describe para las funciones opcionales de IA: trata la conversación y la información de la cuenta en nuestro nombre, en los Estados Unidos, no los usa para entrenar sus modelos y los elimina en un plazo de 30 días, salvo cuando debe conservarlos más tiempo para aplicar sus políticas de uso o cumplir la ley.
Cuánto tiempo: las conversaciones con la IA se conservan 90 días y luego se eliminan. El registro de la conversación en nuestro sistema de soporte (Chatwoot) sigue el plazo de conservación de las conversaciones de soporte que describe la sección 7.
El aviso: al inicio de cada conversación, y de nuevo tras 24 horas sin mensajes o cuando preguntes quién responde, el chat avisa de que las respuestas vienen de IA, de que continuar es aceptarlo y de que una persona está disponible cuando la pidas. Es información sobre cómo funciona el soporte, no un consentimiento que puedas retirar: la IA es la forma en que prestamos el soporte que pides, y el camino para evitarla es pedir una persona.
Base legal: el contrato (LGPD, art. 7, V; GDPR, art. 6(1)(b)): leer tu solicitud y tu cuenta para responder es necesario para prestar el soporte que pides como usuario de ZapClaw, y que lo responda un modelo de IA no cambia lo que se lee ni por qué. También usamos las conversaciones de soporte, en nuestro interés legítimo (LGPD, art. 7, IX, y art. 10, I; GDPR, art. 6(1)(f)), para comprobar y mejorar la calidad de las respuestas, con casos de evaluación reescritos sin nombres ni números, para mantener el servicio seguro y para medir su costo y su calidad.
Tus derechos: rige lo que dice Tus derechos. Si te opones a que una IA responda tus solicitudes de soporte, pide una persona.

Envíos de agentes de IA y envíos retenidos

Si tu organización crea una clave de API para un agente de IA, o conecta un asistente de IA a ZapClaw, ese agente puede leer y enviar mensajes de WhatsApp por tus números, dentro de los permisos y los límites que definas. ZapClaw aplica verificaciones de seguridad a esos envíos, y algunos quedan retenidos hasta que un miembro de tu organización los apruebe en el panel. Esto se describe en la sección 2.13 de la política en inglés.

Envíos retenidos: cuando un envío hecho por un agente de IA queda retenido para aprobación, guardamos la solicitud exactamente como la hizo el agente (el destinatario, el texto o la plantilla con sus variables y el enlace de archivo, si lo hay), para que quien aprueba vea el mensaje completo antes de que salga. Son datos de mensajes que tratamos para prestar el servicio que pediste. La solicitud guardada se elimina 7 días después de que termina la retención, ya sea aprobada, rechazada, vencida o cancelada; el registro de la retención en sí, sin el mensaje, sigue el plazo del registro de actividad.
Registro de exposición: para avisarte cuando un agente pueda estar llevando la información de un contacto a un mensaje para otro, registramos qué contactos y qué mensajes leyó un agente de IA por ZapClaw. Ese registro se guarda 48 horas y luego se elimina, y sirve solo para esas verificaciones y para los resaltados de la página de aprobación.
El agente de IA es tuyo: el modelo o asistente de IA que conectas no es nuestro encargado del tratamiento. Lo que lee por ZapClaw sigue tu propio acuerdo con su proveedor, y la protección de ZapClaw vale solo para los envíos hechos por ZapClaw.

Eliminación de la cuenta

El propietario elimina la cuenta en Configuración, Eliminar cuenta, y cualquier persona puede pedir la eliminación por correo; la página de eliminación de datos explica las dos formas y lo que pasa de inmediato. Desde el panel, cancelamos la suscripción en cuanto se solicita la eliminación; si Stripe no puede confirmar la cancelación, seguimos intentándolo cada hora. La cuenta y sus datos se borran de la base de datos de ZapClaw 7 días después, o más tarde si en ese momento Stripe no puede confirmar que no queda nada por cancelar (las copias de seguridad cifradas guardan una copia hasta 30 días después). Después de la eliminación, se conservan:

durante 5 años, sin nombres, correos, direcciones IP ni números de teléfono, los registros que debemos conservar para cumplir obligaciones legales o probar lo acordado: las facturas, el historial de la autorización de IA, las aceptaciones del acuerdo de tratamiento de datos y los registros de consentimiento de los enlaces de conexión;
en Stripe, que procesa nuestros pagos, el registro del cliente (nombre, correo, dirección de facturación, identificación fiscal y método de pago) y las facturas, según las reglas de conservación de la propia Stripe;
las facturas de servicio brasileñas (NFS-e) de los pagos de la cuenta, que indican quién pagó (nombre y CPF, CNPJ o identificación fiscal extranjera) y el importe, en el sistema nacional de NFS-e de Brasil, en Focus NFe, que las emite, y en nuestra empresa de contabilidad, durante los plazos de la ley tributaria;
en PostHog, el perfil de análisis de uso de la cuenta y sus eventos, incluidos los nombres que una agencia da a sus clientes, según las reglas de conservación del propio PostHog;
las conversaciones con el soporte de ZapClaw, que se guardan aparte de la cuenta y no se eliminan con ella de inmediato: las conversaciones respondidas por IA se conservan 90 días y luego se eliminan, y los tickets y el registro de ambos en nuestro sistema de soporte siguen el plazo de conservación de las conversaciones de soporte. Si quieres que las eliminemos antes, escríbenos a contato@zapclaw.app.

Tus derechos

Según la LGPD de Brasil (art. 18), puedes pedir: la confirmación de que tratamos tus datos y el acceso a ellos; la corrección de datos incompletos, inexactos o desactualizados; la anonimización, el bloqueo o la eliminación de datos innecesarios, excesivos o tratados sin cumplir la LGPD; la portabilidad de los datos a otro proveedor, según la reglamentación de la autoridad nacional; la eliminación de los datos tratados con tu consentimiento, salvo cuando la ley permite conservarlos; la información sobre las entidades públicas y privadas con las que compartimos tus datos; la información sobre la posibilidad de no dar el consentimiento y sobre las consecuencias de negarlo; y la revocación del consentimiento en cualquier momento. También puedes oponerte a un tratamiento hecho sin tu consentimiento que no cumpla la LGPD. Te enviamos la declaración completa de tus datos en un plazo de 15 días desde tu solicitud. En México tienes los derechos ARCO: acceso, rectificación, cancelación y oposición.

Haz tus solicitudes por correo a contato@zapclaw.app o en la página de eliminación de datos, que también explica cómo el propietario elimina la cuenta desde el panel y qué se conserva después. Podemos pedirte que confirmes tu identidad antes de actuar. Si tu solicitud es sobre datos que tratamos para una empresa que usa ZapClaw, se la enviamos a esa empresa. También puedes reclamar ante la autoridad de protección de datos de tu país, si existe; en Brasil, ante la Agencia Nacional de Protección de Datos (ANPD) y los órganos de defensa del consumidor. La sección 8 de la política en inglés describe los derechos según cada ley.